Ett vanligt förekommande problem i moderna organisationer och företag är att den hårda konkurrensen ställer allt större krav på uppföljning och analys av verksamheten. Tidigare räckte det kanske med att göra kvartalsuppföljningar, men idag krävs att verksamheten följs löpande på vecko eller i extrema fall dagsnivå.

Tyvärr har den ökade pressen på analys- och rapportfunktioner sällan följts av en investering i lösningar och system som på ett enkelt och intuitivt sätt stödjer analys av verksamheten. Idag finns det tack vare en extrem utveckling inom dataområdet möjlighet att införa oehört kraftfulla men samtidigt enkla analysverktyg i verksamheten.

Dessa verktyg brukar gå under benämningen Business Intelligence-verktyg, men den svenska benämningen beslutsstödssystem anser vi på Infokus ger en bättre bild av vad det hela handlar om.

Detta är helt enkelt IT-system specialicerade för analys, prognos, uppföljning och rapportering. Dessa system arbetar nästan uteslutande med historisk data från andra system men presenterar den på ett mer lättarbetat och lättanalyserat sätt.

Brister i befintliga system
De system och databaser som ni idag är i besittning av är en förutsättning för BI-systemen.

I ett företag eller organisation finns i dag en lång rad system som stödjer verksamheten på olika sätt . Detta kan vara redovisningssystem, CRM-system, produktdatabaser m.m.

Dessa system är anpassade för att lagra information i men det är inte självklart att t. ex. redovisningssystemen kan ge svar på fundamentala frågor som: Vilka är företagets tio mest lönsamma kunder? Vilka är företagets fem starkaste växande marknader? Hur utvecklas företagets konkurrenter i Norden?

Skall en jämförelse mellan en säljare i Sverige i år och en säljare i Spanien förra året göras är resultatet ofta tidskonsumerande letande i gamla rapporter med bristande jämförbarhet. Problemet är inte brist på data, utan svårigheter i att tillgodogöra sig den på ett effektivt sätt.

BI-system ger dig mer
För att kunna genomföra analyser på ett enkelt sätt behövs rätt verktyg.

Du kanske frågar dig vad varför du behöver ytterligare ett system för att analysera din affärsdata, ditt redovisningssystem har ju en inbyggd rapportgenerator och möjlighet att exportera till exempelvis Excel.

Svaret är väldigt enkelt. Så länge du håller dig till ditt systems standardrapporter och inte något annat så klarar du dig med ditt systems inbyggda rapportstöd, vill du däremot göra något mer komplext eller är intresserad av att vecka efter vecka, månad efter månad skapa standard- eller specialrapporter med information från mer än ett system så får du problem.

Vill du dessutom ha möjlighet till att göra enkla ad-hoc analyser eller kanske göra delar av informationen tillgänglig över intra- eller internet utan kostsamma konsultinsatser så brister oftast affärssystemen i funktionalitet och användbarhet.